У сучасних умовах більшість ділових процесів переходять в онлайн. Підписання договорів, заяв, актів чи інших документів давно вже не потребує паперу, ручки чи особистої зустрічі. Електронний підпис дозволяє оформлювати документи дистанційно та має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис.
У цій статті розглянемо, які існують сервіси для онлайн-підпису та як правильно підписати документ, щоб він був чинним і юридично значущим.
Що таке електронний підпис і коли він потрібен
Електронний підпис — це дані в електронній формі, які підтверджують, що документ підписала саме та особа, якій він належить. В Україні його офіційна назва — КЕП (кваліфікований електронний підпис).
Він потрібен для:
- підписання договорів і актів;
- подачі заяв та звернень онлайн;
- оформлення бухгалтерських і юридичних документів;
- взаємодії з державними сервісами;
- роботи з Приват24, банкінгом та бізнес-сервісами.
Які документи можна підписати онлайн
Практично будь-які — від побутових заяв до угод між компаніями. Обмеження стосуються лише документів, де законом прямо вимагається паперовий оригінал (наприклад, деякі нотаріальні дії).
У всіх інших випадках КЕП повністю замінює підпис від руки.
Популярні сервіси для онлайн-підпису документів
Нижче наведено сервіси, які найчастіше використовують в Україні. Вони підтримують КЕП будь-яких акредитованих центрів.
1. Дія.Підпис (Дія)
- Працює через застосунок або браузер.
- Можна підписувати PDF, JPG, PNG, DOCX.
- Має юридичну силу КЕП.
- Зручно для швидких підписань без флешки чи файлів ключа.
Підходить для: фізичних осіб та малого бізнесу.
2. «Підписати» від Мін’юсту / Центральний засвідчувальний орган
- Офіційний державний сервіс підпису та перевірки документів.
- Підтримує КЕП будь-якого кваліфікованого надавача.
- Можлива масова перевірка підписів.
Підходить для: компаній, юристів, бухгалтерів.
3. Signy (сервіс електронного документообігу)
- Дозволяє обмінюватись документами в компанії та між партнерами.
- Підтримує послідовний та паралельний підпис.
- Є шаблони та зручні робочі процеси.
Підходить для: бізнесу та командної роботи.
4. Вчасно (DOCS / Вчасно.КЕП)
- Повноцінний документообіг.
- Журнал дій, сповіщення, контроль статусів.
- Надійний сервіс для роботи з великим масивом документів.
Підходить для: середнього та великого бізнесу.
5. Приват24 / Монобанк / інші банківські сервіси
- Деякі банки дозволяють підписувати PDF-документи через власні сервіси.
- У Приват24 доступний КЕП від КНЕДП ПриватБанку.
Підходить для: клієнтів банків, які мають КЕП у банку.
Як підписати документ онлайн: покрокова інструкція
Наведемо універсальний алгоритм, який підходить для більшості сервісів.
Крок 1. Підготуйте документ
Переконайтеся, що файл у форматі:
- PDF,
- JPG/PNG (зображення),
- DOCX (у деяких сервісах).
Якщо документ багатосторінковий — краще зберегти його у PDF.
Крок 2. Оберіть сервіс для підпису
Найпростіші для користувача:
- Дія.Підпис
- Портал CZO
- Приват24 (якщо маєте їхній КЕП)
Крок 3. Завантажте документ на сервіс
На сторінці підпису оберіть «Завантажити файл» та виберіть документ зі свого комп’ютера або смартфона.
Крок 4. Виберіть спосіб підписання
Залежно від сервісу це може бути:
- КЕП у вигляді файлів (.dat / .zs2 + пароль),
- хмарний підпис (Дія.Підпис),
- КЕП банку.
Крок 5. Підтвердіть підпис
Зазвичай потрібно:
- ввести пароль ключа,
- підтвердити підпис через Дія,
- або пройти одноразову автентифікацію.
Після цього сервіс сформує новий файл або архів з підписаним документом.
Крок 6. Завантажте готовий документ
Документ міститиме прикріплений електронний підпис. Його можна:
- надсилати на email,
- завантажувати в CRM,
- подавати до органів влади,
- прикріпляти до онлайн-форм.
Як перевірити, чи документ підписано правильно
Скористайтесь офіційними сервісами перевірки:
- czo.gov.ua/verify
- Дія.Підпис (через «Перевірити документ»)
- Вчасно або Signy (якщо документ створено там)
Перевірка покаже:
- хто підписав документ;
- час підпису;
- чи актуальні сертифікати;
- чи не було підробок.
Поради для безпеки
- Завжди завантажуйте ключі лише з особистих пристроїв.
- Не передавайте пароль від КЕП нікому.
- Не відкривайте документи, які приходять від невідомих відправників.
- Оновлюйте сертифікат КЕП раз на рік.
Висновок
Підписати документ онлайн — швидко, зручно і повністю безпечно, якщо використовувати офіційні сервіси. Електронний підпис відкриває можливість працювати з документами з будь-якої точки світу і значно спрощує взаємодію між людьми та організаціями.
